1. Introduction

VENTRYA LTD, a company incorporated in England and Wales under company number 16505638, with its registered office at 71-75 Shelton Street, Covent Garden, London, WC2H 9JQ, United Kingdom, trading as Mail.Land (« MailLand », « nous » ou « notre ») exploite la plateforme de livraison d’e-mails Mail.Land (le « Service »). La présente Politique de confidentialité explique comment nous collectons, utilisons, divulguons et protégeons les informations lorsque vous utilisez notre Service, visitez notre site web ou interagissez avec nous de quelque manière que ce soit.

MailLand assume deux rôles distincts en matière de traitement des données personnelles, et il est important de comprendre la différence :

Responsable du traitement : Lorsque nous collectons et traitons les données personnelles de nos titulaires de compte, visiteurs du site web et clients potentiels, MailLand agit en tant que responsable du traitement. Cela signifie que nous déterminons les finalités et les moyens du traitement de ces données, et la présente Politique de confidentialité régit la manière dont nous les traitons.
Sous-traitant : Lorsque nos clients utilisent le Service pour envoyer des e-mails, MailLand traite les données des destinataires d’e-mails (telles que les adresses e-mail des destinataires et le contenu des messages) pour le compte de nos clients. Dans cette capacité, MailLand agit en tant que sous-traitant. Nos clients sont les responsables du traitement des données de leurs utilisateurs finaux, et notre traitement de ces données est régi par notre Accord de Traitement des Données (DPA).

En accédant au Service ou en l’utilisant, vous reconnaissez avoir lu et compris la présente Politique de confidentialité. Si vous n’êtes pas d’accord avec nos pratiques, veuillez ne pas utiliser le Service.

2. Informations que nous collectons

Nous collectons des informations dans plusieurs catégories selon la manière dont vous interagissez avec notre Service. Le type et la quantité d’informations collectées varient en fonction de votre utilisation de la plateforme.

2.1 Données de compte

Lorsque vous créez un compte ou utilisez le Service, nous collectons les informations que vous nous fournissez directement, notamment :

Nom complet et adresse e-mail
Nom de l’entreprise et informations commerciales
Adresse de facturation et informations de facturation
Informations de paiement (les données de carte bancaire sont traitées et stockées de manière sécurisée par notre prestataire de paiement, Stripe, et ne sont jamais stockées sur nos serveurs)
Numéro de téléphone (lorsqu’il est fourni pour la vérification du compte ou l’assistance)

2.2 Données d’utilisation

Nous collectons automatiquement certaines informations sur la manière dont vous accédez au Service et l’utilisez, notamment :

Données de journalisation telles que votre adresse IP, le type et la version de votre navigateur, les informations sur l’appareil et le système d’exploitation
Habitudes d’utilisation des fonctionnalités, y compris les parties du tableau de bord auxquelles vous accédez et leur fréquence
Journaux d’appels API, y compris les horodatages, les points de terminaison accédés et les codes de réponse
Statistiques d’envoi d’e-mails, telles que les volumes, les taux de livraison et les indicateurs d’engagement au niveau du compte

2.3 Données de traitement des e-mails

Lorsque nos clients utilisent le Service pour envoyer des e-mails, nous traitons les données suivantes en leur nom en tant que sous-traitant :

Adresses e-mail des destinataires
Métadonnées des messages, y compris les lignes d’objet, les horodatages et les informations sur l’expéditeur
Informations sur l’état de livraison telles que livré, retourné ou différé
Événements d’engagement, y compris les ouvertures d’e-mails et les clics sur les liens, lorsque le suivi est activé par le client

Ces données sont traitées uniquement pour le compte de nos clients et conformément à leurs instructions. Nos clients sont responsables de s’assurer qu’ils disposent d’une base juridique appropriée pour envoyer des e-mails à leurs destinataires et de fournir leurs propres informations en matière de confidentialité. Veuillez consulter notre Accord de Traitement des Données pour plus de détails sur la manière dont nous traitons ces données.

3. Comment nous utilisons vos informations

Nous utilisons les informations que nous collectons en tant que responsable du traitement aux fins suivantes :

Fourniture et exploitation du Service : Pour fournir, maintenir et exploiter le Service, y compris l’envoi d’e-mails, l’optimisation de la livraison, les analyses et l’assistance technique.
Gestion du compte : Pour créer et gérer votre compte, authentifier votre identité et fournir une assistance client.
Facturation et paiements : Pour traiter les paiements, gérer les abonnements, envoyer les factures et répondre aux demandes liées à la facturation.
Amélioration de la plateforme et analyses : Pour analyser les habitudes d’utilisation, diagnostiquer les problèmes techniques et améliorer la fonctionnalité, les performances et la fiabilité du Service.
Sécurité et prévention de la fraude : Pour détecter, enquêter et prévenir les activités frauduleuses, les abus et les menaces de sécurité, y compris l’application de notre Politique d’utilisation acceptable.
Communications : Pour vous envoyer des notifications liées au service (telles que les mises à jour de maintenance, les alertes de sécurité et les notifications de compte) et, avec votre consentement, des communications marketing concernant les nouvelles fonctionnalités et les mises à jour du produit. Vous pouvez vous désinscrire des communications marketing à tout moment en cliquant sur le lien de désinscription dans tout e-mail marketing ou en nous contactant.
Conformité légale : Pour nous conformer aux lois, réglementations, procédures judiciaires et demandes gouvernementales applicables.

4. Base juridique du traitement (RGPD)

Si vous êtes situé dans l’Espace économique européen (EEE) ou au Royaume-Uni (RU), nous traitons vos données personnelles sur les bases juridiques suivantes en vertu du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) :

Exécution d’un contrat (Article 6(1)(b)) : Le traitement est nécessaire à l’exécution de notre contrat avec vous, y compris la fourniture du Service, la gestion de votre compte, le traitement des paiements et la livraison d’e-mails en votre nom.
Intérêts légitimes (Article 6(1)(f)) : Le traitement est nécessaire aux fins de nos intérêts légitimes, à condition que ces intérêts ne soient pas supplantés par vos droits. Nos intérêts légitimes comprennent le maintien de la sécurité et de l’intégrité du Service, la prévention de la fraude et des abus, l’amélioration de notre plateforme et de l’expérience utilisateur, et la réalisation d’analyses internes.
Consentement (Article 6(1)(a)) : Lorsque nous nous appuyons sur votre consentement, notamment pour l’envoi d’e-mails marketing ou le placement de cookies non essentiels. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment sans affecter la licéité du traitement effectué avant le retrait.
Obligation légale (Article 6(1)(c)) : Le traitement est nécessaire pour respecter les obligations légales auxquelles nous sommes soumis, y compris les exigences de tenue de registres fiscaux, la réponse aux procédures judiciaires valides et la coopération avec les forces de l’ordre lorsque la loi l’exige.

Nous ne vendons pas vos données personnelles à des tiers. Nous ne partageons vos informations que dans les circonstances limitées décrites ci-dessous :

5.1 Sous-traitants ultérieurs et prestataires de services

Nous faisons appel à des prestataires de services tiers de confiance pour nous aider à exploiter et améliorer le Service. Ces sous-traitants ultérieurs traitent les données en notre nom et sont contractuellement tenus de protéger vos informations. Ils comprennent :

Fournisseurs d’infrastructure : Hébergement cloud, réseaux de diffusion de contenu (CDN) et services de stockage de données qui alimentent notre plateforme.
Prestataires de paiement : Stripe traite toutes les transactions de paiement. Les détails de votre carte de paiement sont gérés directement par Stripe et sont soumis à la Politique de confidentialité de Stripe.
Fournisseurs d’analyses : Services qui nous aident à comprendre comment les utilisateurs interagissent avec notre plateforme, utilisés de manière agrégée pour améliorer le Service.
Services de vérification d’e-mails : Outils de vérification tiers utilisés pour valider les adresses e-mail dans le cadre de notre fonctionnalité de validation d’e-mails.
Traduction de la page d’état : Microsoft (Azure AI Translator) traduit automatiquement uniquement le texte public des incidents et des maintenances de notre page d’état. Il ne reçoit aucune donnée personnelle.

5.2 Forces de l’ordre et demandes légales

Nous pouvons divulguer vos informations si la loi l’exige ou en réponse à une procédure judiciaire valide, telle qu’une ordonnance du tribunal, une assignation à comparaître ou une demande gouvernementale. Nous ferons des efforts commercialement raisonnables pour vous informer de telles demandes, sauf si la loi ou une ordonnance du tribunal l’interdit.

5.3 Transferts d’entreprise

En cas de fusion, d’acquisition, de réorganisation, de faillite ou de vente de tout ou partie de nos actifs, vos données personnelles peuvent être transférées dans le cadre de cette transaction. Nous vous informerons par e-mail ou par un avis bien visible sur notre site web de tout changement de propriété ou d’utilisation de vos données personnelles, ainsi que des choix dont vous disposez concernant vos données.

6. Transferts internationaux de données

MailLand est exploité par VENTRYA LTD, une société immatriculée en Angleterre et au pays de Galles, et vos informations sont principalement traitées et stockées sur des serveurs situés dans l’Union européenne (Allemagne, Hetzner), avec des copies de sauvegarde chiffrées en Pologne (UE) sur une infrastructure exploitée par Ventrya. Certains sous-traitants ultérieurs (Cloudflare pour la diffusion réseau et Stripe pour les paiements) peuvent traiter des données limitées en dehors de l’UE au titre des clauses contractuelles types de l’UE et de l’EU-U.S. Data Privacy Framework.

Pour les utilisateurs situés dans l’Espace économique européen (EEE) ou au Royaume-Uni (RU), nous veillons à ce que tout transfert de données personnelles vers des pays en dehors de l’EEE ou du RU n’ayant pas fait l’objet d’une décision d’adéquation soit protégé par des garanties appropriées, notamment :

Clauses contractuelles types (CCT) : Nous utilisons les Clauses contractuelles types de la Commission européenne comme mécanisme principal pour le transfert de données personnelles vers des pays tiers, y compris les États-Unis.
Décisions d’adéquation : Le cas échéant, nous nous appuyons sur les décisions d’adéquation prises par la Commission européenne ou le gouvernement du Royaume-Uni reconnaissant que certains pays offrent un niveau de protection des données adéquat.

Pour des informations détaillées sur les mécanismes de transfert spécifiques et les garanties que nous employons, veuillez consulter notre Accord de Traitement des Données.

7. Conservation des données

Nous conservons vos données personnelles uniquement aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les finalités pour lesquelles elles ont été collectées, respecter nos obligations légales, résoudre les litiges et faire respecter nos accords. Les durées de conservation spécifiques sont les suivantes :

Catégorie de données	Durée de conservation
Données de compte	Durée du compte actif plus 30 jours après la suppression du compte
Registres de facturation et de paiement	7 ans (conformément aux exigences fiscales et légales)
Événements analytiques bruts	2 ans
Données analytiques agrégées horaires (liées à votre compte)	3 ans
Données analytiques agrégées journalières (liées à votre compte)	5 ans
Données de traitement des e-mails	Pendant la durée de conservation de votre plan : 30 jours pour Free, 90 jours pour Pro et 180 jours pour Max. Cette catégorie exclut les événements analytiques et les données agrégées mentionnés ci-dessus, qui suivent leurs propres durées de conservation.
Données de référence des plaintes et des rebonds (identifiant du message et adresse du destinataire)	60 jours à compter de l’envoi, utilisées uniquement pour honorer les plaintes et les rebonds reçus après la période de conservation de votre plan.
Communications d’assistance	2 ans

Lorsque les données arrivent à la fin de leur durée de conservation, elles sont supprimées de manière sécurisée ou anonymisées afin qu’elles ne puissent plus vous être associées. Les données analytiques agrégées restent liées à votre compte pendant toute leur durée de conservation et sont supprimées, jamais anonymisées ni conservées indéfiniment, lors de la suppression de votre compte. La durée de conservation des données de traitement des e-mails est déterminée par votre plan, et non par un paramètre de votre compte ; elle s’applique uniquement à ces données, et non aux événements analytiques ni aux données agrégées.

8. Vos droits

En fonction de votre localisation et de la législation applicable, vous pouvez disposer de certains droits concernant vos données personnelles. Nous nous engageons à respecter ces droits et à faciliter leur exercice.

8.1 Droits en vertu du RGPD (Résidents de l’EEE et du RU)

Si vous êtes situé dans l’EEE ou au RU, vous disposez des droits suivants en vertu du RGPD :

Droit d’accès : Vous pouvez demander une copie des données personnelles que nous détenons à votre sujet.
Droit de rectification : Vous pouvez demander que nous corrigions toute donnée personnelle inexacte ou incomplète.
Droit à l’effacement : Vous pouvez demander la suppression de vos données personnelles, sous réserve de certaines exceptions (telles que les données que nous sommes tenus de conserver par la loi).
Droit à la limitation du traitement : Vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données personnelles dans certaines circonstances.
Droit à la portabilité des données : Vous pouvez demander une copie de vos données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.
Droit d’opposition : Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles lorsque nous nous appuyons sur des intérêts légitimes comme base juridique.
Droit de retirer le consentement : Lorsque le traitement est fondé sur le consentement, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment sans affecter la licéité du traitement effectué avant le retrait.

8.2 Droits en vertu du CCPA (Résidents de Californie)

Si vous êtes résident de Californie, le California Consumer Privacy Act (CCPA) vous confère les droits suivants :

Droit à l’information : Vous pouvez nous demander de divulguer les catégories et les éléments spécifiques de données personnelles que nous avons collectées à votre sujet, les catégories de sources, les finalités commerciales de la collecte et les catégories de tiers avec lesquels nous les partageons.
Droit de suppression : Vous pouvez demander la suppression des données personnelles que nous avons collectées à votre sujet, sous réserve de certaines exceptions.
Droit de refuser la vente : Nous ne vendons pas de données personnelles. En conséquence, il n’est pas nécessaire de se désinscrire. Toutefois, si nos pratiques devaient changer, nous fournirions un mécanisme clair pour vous permettre d’exercer ce droit.
Droit à la non-discrimination : Vous ne ferez l’objet d’aucun traitement discriminatoire pour l’exercice de vos droits en vertu du CCPA.

8.3 Exercice de vos droits

Pour exercer l’un des droits décrits ci-dessus, veuillez nous contacter à [email protected]. Nous répondrons à votre demande dans un délai de 30 jours. Dans certains cas, nous pouvons avoir besoin de vérifier votre identité avant de traiter votre demande. Si nous ne sommes pas en mesure de satisfaire votre demande, nous vous fournirons une explication.

Si votre demande concerne des données que MailLand traite pour le compte de l’un de nos clients (en tant que sous-traitant), nous vous dirigerons vers le client concerné, car il est le responsable du traitement chargé de répondre à votre demande.

9. Protection de la vie privée des enfants

Le Service est conçu pour les entreprises et ne s’adresse pas aux personnes de moins de 16 ans. Nous ne collectons pas sciemment de données personnelles auprès d’enfants de moins de 16 ans. Si nous apprenons que nous avons par inadvertance collecté des données personnelles d’un enfant de moins de 16 ans, nous prendrons des mesures rapides pour supprimer ces informations de nos systèmes.

Si vous êtes un parent ou un tuteur et pensez que votre enfant nous a fourni des données personnelles, veuillez nous contacter à [email protected] afin que nous puissions prendre les mesures appropriées.

10. Mesures de sécurité

Nous prenons la sécurité de vos données très au sérieux et mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles conformes aux normes du secteur pour protéger vos données personnelles contre tout accès, modification, divulgation ou destruction non autorisés. Ces mesures comprennent :

Chiffrement en transit : Toutes les données transmises entre votre navigateur ou application et nos serveurs sont chiffrées à l’aide de TLS 1.2 ou version supérieure.
Chiffrement des sauvegardes : Les référentiels de sauvegarde hébergés hors site contenant des Données personnelles du Client sont protégés par un chiffrement côté client. Le matériel de clés de chiffrement est contrôlé par VENTRYA LTD et n’est pas stocké chez le prestataire de stockage des sauvegardes.
Contrôles d’accès : Les interfaces applicatives et d’administration de Mail.Land utilisent une autorisation basée sur les rôles et les permissions. L’accès à l’infrastructure est distinctement limité aux opérateurs autorisés.
Analyse de sécurité automatisée : Les dépendances logicielles sont vérifiées par une analyse de sécurité automatisée en intégration continue (CI), incluant des seuils de blocage configurés pour les constats de gravité élevée et critique.
Réponse aux incidents : Nous maintenons un plan de réponse aux incidents documenté pour assurer une détection, un confinement et une notification rapides en cas de violation de données.
Formation du personnel : Tous les employés ayant accès aux données personnelles reçoivent une formation régulière de sensibilisation à la sécurité couvrant les meilleures pratiques de protection des données et la reconnaissance des menaces.

Bien que nous nous efforcions de protéger vos données personnelles, aucune méthode de transmission par Internet ni aucune méthode de stockage électronique n’est totalement sécurisée. Nous ne pouvons pas garantir une sécurité absolue, mais nous nous engageons à traiter rapidement tout incident de sécurité conformément à la législation applicable.

11. Page d’état (status.mail.land)

Mail.Land exploite une page d’état publique à l’adresse status.mail.land, où chacun peut consulter l’état actuel du Service et s’abonner aux mises à jour. VENTRYA LTD est le responsable du traitement des données des abonnés, comme pour le reste de la présente Politique de confidentialité.

11.1 Données que nous collectons lors de l’abonnement

Lorsque vous vous abonnez aux mises à jour d’état, nous collectons :

Votre adresse e-mail ou, pour un abonnement par webhook, l’URL du webhook
La langue que vous avez choisie
Les horodatages de votre confirmation et, le cas échéant, de votre désabonnement

L’abonnement repose sur une double confirmation (double opt-in) : tant que vous n’avez pas confirmé votre adresse, nous n’envoyons rien d’autre que l’e-mail de confirmation. Chaque e-mail de mise à jour contient un lien de désabonnement en un clic et un en-tête List-Unsubscribe. Ces e-mails ne contiennent ni pixel de suivi ni suivi des liens.

11.2 Base juridique et conservation

Nous traitons les données des abonnés sur la base de votre consentement (article 6(1)(a) du RGPD), qui correspond à votre abonnement. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en vous désabonnant, sans affecter la licéité du traitement effectué avant le retrait. Durées de conservation :

Les inscriptions qui ne sont jamais confirmées sont supprimées après 7 jours.
Les adresses désabonnées sont définitivement supprimées 30 jours après le désabonnement.

11.3 Prestataires de services de la page d’état

La page d’état fait appel aux prestataires de services suivants :

Cloudflare : Héberge la page d’état, sa base de données et la liste des abonnés (Cloudflare Workers, D1 avec indication d’emplacement en Europe de l’Ouest, et R2 dans la juridiction de l’UE). Cloudflare Turnstile protège le formulaire d’abonnement contre les inscriptions automatisées.
Scaleway SAS : Son service Transactional Email (Paris, fr-par) envoie les e-mails de confirmation et de mise à jour.
Microsoft Ireland Operations Limited (Microsoft) : Azure AI Translator (ressource en Sweden Central) traduit automatiquement le texte public des incidents et des maintenances rédigé par le personnel de MailLand. Il ne reçoit jamais de données d’abonnés.

11.4 Cookies et stockage local

La page d’état ne dépose aucun cookie. Elle enregistre deux clés fonctionnelles dans le stockage local de votre navigateur, qui figurent dans notre Politique relative aux cookies et au stockage local.

12. Modifications de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique de confidentialité de temps à autre pour refléter les changements de nos pratiques, du Service ou des lois applicables. Lorsque nous apportons des modifications, nous mettons à jour la date de « Dernière mise à jour » en haut de cette page.

Pour les modifications importantes qui affectent de manière significative la façon dont nous collectons, utilisons ou partageons vos données personnelles, nous fournirons un préavis d’au moins 30 jours par l’un ou plusieurs des moyens suivants : un e-mail à l’adresse associée à votre compte, une notification bien visible dans le tableau de bord du Service ou une bannière sur notre site web.

Votre utilisation continue du Service après la date d’entrée en vigueur de toute Politique de confidentialité mise à jour constitue votre acceptation des conditions révisées. Si vous n’êtes pas d’accord avec les modifications, vous devez cesser d’utiliser le Service avant que les modifications ne prennent effet.

13. Nous contacter

Pour toute question relative à la confidentialité ou toute demande concernant vos données personnelles, contactez notre Contact Confidentialité à l’adresse [email protected].

VENTRYA LTD, exerçant sous le nom commercial Mail.Land
E-mail : [email protected]
Siège social : 71-75 Shelton Street, Covent Garden, London, WC2H 9JQ, United Kingdom

Si vous êtes situé dans l’Espace économique européen et estimez que notre traitement de vos données personnelles enfreint le RGPD, vous avez le droit de déposer une réclamation auprès de votre autorité de contrôle locale. Vous pouvez trouver les coordonnées de votre autorité nationale de protection des données sur le site web du Comité européen de la protection des données. Nous vous encourageons à nous contacter au préalable afin que nous puissions répondre directement à vos préoccupations.

Politique de confidentialité