حفاظت از دادهها
GDPR و حفاظت از دادهها در Mail.Land
نوشته‌شده برای مسئولان حفاظت از دادهها: دادههای شما کجا میزبانی می‌شود، کدام ارائه‌دهندگان آن را در کجا پردازش می‌کنند، چه مدت نگهداری می‌شود و چه شرایطی بر آن حاکم است.
نکته‌ای درباره انطباق
میزبانی دادهها در اتحادیه اروپا به‌تنهایی سرویسی را با GDPR منطبق نمی‌کند و ما از نشان انطباق استفاده نمیکنیم. این صفحه واقعیت‌ها را بیان می‌کند تا بتوانید Mail.Land را با توجه به تعهدات خودتان ارزیابی کنید. توافقنامه پردازش دادهها و سیاست حریم خصوصی اسناد الزام‌آور هستند؛ اگر میان این صفحه و آن اسناد مغایرتی باشد، آن اسناد مقدم است.
مسئولیت هر طرف
- Mail.Land را VENTRYA LTD، شرکتی ثبت‌شده در انگلستان و ولز، اداره می‌کند.
- در مورد ایمیل‌هایی که از طریق Mail.Land ارسال می‌کنید و دادههای گیرندگان موجود در آن‌ها، شما مسئول پردازش هستید و ما پردازشگر شما هستیم، بر اساس توافقنامه پردازش دادهها (ماده ۲۸ GDPR).
- در مورد دادههای حساب شما، و دادههای محدودی که برای پیشگیری از سوءاستفاده و حفاظت از زیرساخت ارسال خود به کار می‌بریم، ما مسئول پردازش مستقل هستیم. سیاست حریم خصوصی ما این پردازش را شرح می‌دهد.
دادههای شما کجا میزبانی می‌شود
نسخه اصلی دادههای شما در آلمان است.
| چه چیزی | کجا |
|---|---|
| برنامه، API، پایگاه‌های داده، سرورهای ایمیل، ایمیل‌های ورودی و پیوست‌های ذخیره‌شده، خروجی‌های داده، پایش و گزارش‌ها (لاگ) | Hetzner، آلمان (نورنبرگ و فالکنشتاین) |
| نسخه پشتیبان ثانویه رمزگذاری‌شده | زیرساختی که VENTRYA LTD در ورشو، لهستان (اتحادیه اروپا) اداره می‌کند |
| ارسال پشتیبان (جایگزین) اعلان‌های سیستمی Mail.Land | Scaleway، فرانسه (پاریس) |
| پرداخت و صورتحساب | Stripe، ایرلند و ایالات متحده |
| DNS، پراکسی ترافیک وب و محافظت در برابر DDoS | Cloudflare، شبکه جهانی |
| بررسی ایمنی پیوندها | Google Cloud Web Risk، جهانی |
دادهها کجا ممکن است از اتحادیه اروپا خارج شوند
Mail.Land را سرویسی «فقط در اتحادیه اروپا» معرفی نمیکنیم، زیرا سه زیرپردازشگر ما ممکن است دادههای محدودی را بیرون از اتحادیه اروپا، از جمله در ایالات متحده، پردازش کنند:
- Cloudflare: پایان‌دهی TLS برای ترافیک وبِ عبوری از پراکسی و پردازش دادههای درخواست وب در حال انتقال، مانند نشانی‌های IP و ابرداده درخواست، و نیز گزارش‌های هویت و دسترسی اپراتورهای ما، در شبکه جهانی آن.
- Stripe: اطلاعات تماس صورتحساب و دادههای پرداخت، در ایرلند و ایالات متحده.
- Google: نشانی کامل پیوندهای موجود در کمپین‌های شما و پیوندهای ردیابی‌شده کلیک‌شده، همراه با هر پارامتر پرس‌وجو؛ بنابراین هر داده شخصی که درون یک پیوند باشد نیز ارسال می‌شود. نشانی ایمیل گیرندگان را جداگانه ارسال نمیکنیم.
این انتقال‌ها تحت پوشش بندهای قراردادی استاندارد اتحادیه اروپا، UK International Data Transfer Addendum و چارچوب حریم خصوصی داده اتحادیه اروپا و آمریکا (EU-U.S. Data Privacy Framework، همراه با الحاقیه بریتانیایی آن) قرار دارند، به شرحی که پیوست الف DPA برای هر ارائهدهنده مشخص می‌کند. VENTRYA LTD در بریتانیا مستقر است که برای آن تصمیم کفایت اتحادیه اروپا صادر شده است.
زیرپردازشگرها
فهرست کامل، همراه با اشخاص حقوقی و مراجع قراردادی، در پیوست الف DPA آمده است.
| ارائهدهنده | هدف | مکان پردازش | سازوکار انتقال |
|---|---|---|---|
| HetznerHetzner Online GmbH | میزبانی: پردازش، پایگاه‌های داده، سرورهای ایمیل، ذخیره‌سازی شیء، پایش و گزارش‌ها (لاگ) | آلمان (نورنبرگ، فالکنشتاین) | لازم نیست (اتحادیه اروپا) |
| CloudflareCloudflare, Inc. | DNS، پراکسی معکوس و محافظت در برابر DDoS برای ترافیک وب؛ کنترل دسترسی به پنل‌های اپراتور | شبکه لبه جهانی | بندهای قراردادی استاندارد و چارچوب حریم خصوصی داده اتحادیه اروپا و آمریکا |
| ScalewayScaleway SAS | ارسال پشتیبان (جایگزین) اعلان‌های سیستمی و تراکنشی Mail.Land | فرانسه (پاریس) | لازم نیست (اتحادیه اروپا) |
| StripeStripe Payments Europe, Limited | پردازش پرداخت و صورتحساب | ایرلند و ایالات متحده | بندهای قراردادی استاندارد و چارچوب حریم خصوصی داده اتحادیه اروپا و آمریکا |
| GoogleGoogle LLC | بررسی پیوندها از نظر فیشینگ، بدافزار و نرم‌افزار ناخواسته (Web Risk API) | جهانی (Google Cloud) | بندهای قراردادی استاندارد و الحاقیه بریتانیا (UK Addendum)؛ Google LLC همچنین در چارچوب حریم خصوصی داده اتحادیه اروپا و آمریکا مشارکت دارد |
دستکم ۱۴ روز پیش از افزودن یا جایگزین کردن یک زیرپردازشگر، کاربران Owner و Admin حساب شما را از طریق ایمیل مطلع میکنیم. می‌توانید ظرف ۱۴ روز، بر پایه دلایل معقول مربوط به حفاظت از دادهها، اعتراض کنید (بخش ۸ DPA).
سایر ارائه‌دهندگانی که در سیاست حریم خصوصی ما نام برده شده‌اند
- Microsoft (Microsoft Ireland Operations Limited): متن عمومی رویدادها و نگهداری‌های صفحه وضعیت ما را به‌صورت ماشینی ترجمه می‌کند (Azure AI Translator، Sweden Central). هیچ داده شخصی دریافت نمی‌کند و بنابراین زیرپردازشگر نیست.
دادهها چه مدت نگهداری می‌شوند
برگرفته از بخش ۷ سیاست حریم خصوصی ما. مدت نگهداری دادههای پردازش ایمیل به طرح شما بستگی دارد.
| داده | دوره نگهداری |
|---|---|
| دادههای پردازش ایمیل | ۳۰ روز در طرح Free، ۹۰ روز در طرح Pro و ۱۸۰ روز در طرح Max |
| دادههای مرجع شکایت و برگشت ایمیل (شناسه پیام و نشانی گیرنده) | ۶۰ روز از زمان ارسال |
| رویدادهای خام تحلیلی | ۲ سال |
| دادههای تحلیلی تجمیع‌شده ساعتی | ۳ سال |
| دادههای تحلیلی تجمیع‌شده روزانه | ۵ سال |
| نتایج بررسی ایمنی پیوندها | ۳۰ روز پس از آخرین استفاده از پیوند؛ ۱۸۰ روز در صورتی که پیوند ناایمن علامت‌گذاری شده باشد |
| دادههای حساب کاربری | مدت فعال بودن حساب به‌علاوه ۳۰ روز پس از حذف |
| سوابق صورتحساب و پرداخت | ۷ سال |
| ارتباطات پشتیبانی | ۲ سال |
سیاست حریم خصوصی دسته‌های دیگری را نیز فهرست می‌کند، از جمله سوابق پذیرش و سوابق غربالگری تحریم.
حذف، خروجی گرفتن و درخواست‌های صاحبان داده
- Owner حساب شما می‌تواند از داشبورد، دادههای حساب را به‌صورت یک فایل ZIP شامل اسناد JSON خروجی بگیرد.
- Owner می‌تواند حذف کل حساب را با مهلتی ۷ تا ۹۰ روزه زمان‌بندی کند و پیش از آن تاریخ لغوش کند.
- هنگام پایان خدمات، ظرف ۳۰ روز از دستور شما دادههای شخصی‌تان را حذف یا بازگردانی میکنیم و در صورت نبودِ دستور، آن‌ها را حذف میکنیم، مگر در مواردی که قانون ما را به نگهداری دادههای مشخصی ملزم کند.
- پس از آن، بخش ۹.۱ DPA به ما اجازه می‌دهد موارد زیر را فقط برای اهداف ذکرشده نگه داریم: نسخه‌های پشتیبان رمزگذاری‌شده تا زمانی که در چرخه عادی بازنویسی شوند، سوابق عدم ارسال، شکایت و برگشت که برای جلوگیری از ارسال دوباره ایمیل به افراد لازم است، و سوابقی که به‌عنوان مسئول پردازش مستقل نگه می‌داریم.
- درخواست یکی از گیرندگان شما درباره داده‌هایش به شما، به‌عنوان مسئول پردازش، ارجاع می‌شود. ما به شرحی که در بخش ۴ DPA آمده است در پاسخ به آن به شما کمک میکنیم.
- برای دادههای خودتان، به نشانی تماس حریم خصوصی ما بنویسید. ظرف ۳۰ روز پاسخ می‌دهیم.
ردیابی باز شدن و کلیک
ردیابی باز شدن برای ایمیل‌های بازاریابی و تراکنشی به‌طور پیش‌فرض خاموش است. ردیابی کلیک برای ایمیل‌های بازاریابی به‌طور پیش‌فرض روشن و برای ایمیل‌های تراکنشی به‌طور پیش‌فرض خاموش است. تنظیماتی که پیش از ۴ نوامبر ۲۰۲۶ برای یک دامنه اعمال شده بود، تا زمانی که آن را تغییر دهید به همان شکل باقی می‌ماند. می‌توانید ردیابی را برای کل حساب خود خاموش کنید؛ در اتحادیه اروپا و بریتانیا ممکن است این نوع ردیابی به رضایت گیرنده نیاز داشته باشد و تصمیم درباره آن، به‌عنوان مسئول پردازش، با شما است.
اطلاع‌رسانی نقض داده
اگر نقض داده‌ای دادههای شما را تحت تأثیر قرار دهد، پس از آگاهی از آن، بدون تأخیر ناموجه و مطابق الزام ماده ۳۳(۲) GDPR، شما را مطلع میکنیم. این اطلاع‌رسانی به مسئول امنیتی تعیین‌شده شما یا، اگر کسی تعیین نشده باشد، به کاربران Owner و Admin حساب شما ارسال می‌شود.
توافقنامه پردازش دادهها
- DPA الزامات ماده ۲۸ GDPR و UK GDPR را پوشش می‌دهد. این توافقنامه بخشی از شرایط استفاده از خدمات ما است و با پذیرش آن شرایط نافذ می‌شود.
- وقتی نسخه جدیدی منتشر میکنیم، از زمانی اعمال می‌شود که یک Owner یا Admin حساب شما آن را در داشبورد بپذیرد؛ تا آن زمان، نسخه قبلی اعمال می‌شود.
- اگر تصمیم کفایت اتحادیه اروپا برای بریتانیا دیگر اعمال نشود، بندهای قراردادی استاندارد (ماژول دو) میان شما و ما اعمال می‌شوند.
- حسابرسی با پرسش‌های کتبی شما و مستندات ما آغاز می‌شود؛ بخش ۴ DPA مشخص می‌کند در چه شرایطی حسابرسی یا بازرسی در پی آن انجام می‌شود.
نشانی تماس حریم خصوصی
برای پرسش‌های حریم خصوصی، درخواست‌های صاحبان داده و پرسش‌های مربوط به DPA، به نشانی تماس حریم خصوصی ما بنویسید. همچنین می‌توانید نزد دفتر کمیسر اطلاعات بریتانیا (ICO) یا مرجع حفاظت از دادههای کشور خود شکایت کنید.
- ایمیل:
- [email protected]
- نشانی پستی:
- VENTRYA LTD, 71-75 Shelton Street, Covent Garden, London, WC2H 9JQ, United Kingdom
پرسش‌های متداول
آیا Mail.Land با GDPR منطبق است؟
ما از مُهر انطباق استفاده نمیکنیم. توافقنامه پردازش دادهها طبق ماده ۲۸ ارائه میکنیم، نسخه اصلی دادههای شما را در آلمان میزبانی میکنیم، همه زیرپردازشگرها را همراه با سازوکار انتقال هر یک فهرست میکنیم و امکان خروجی گرفتن و حذف را در اختیار شما میگذاریم. اینکه استفاده شما قانونی باشد به مبنای قانونی خود شما برای ارسال نیز بستگی دارد.
آیا داده‌ای از اتحادیه اروپا خارج می‌شود؟
بله، در موارد محدود: Cloudflare، Stripe و Google ممکن است دادههای محدودی را بیرون از اتحادیه اروپا و تحت سازوکارهای فهرست‌شده در بالا پردازش کنند. نسخه اصلی دادههای شما در آلمان می‌ماند.
آیا دادههای شخصی را میفروشید؟
خیر. دادههای شخصی را به اشخاص ثالث نمیفروشیم.
از افزوده شدن زیرپردازشگر جدید چگونه باخبر میشویم؟
از طریق ایمیل به کاربران Owner و Admin حساب شما، دستکم ۱۴ روز پیش از آن، همراه با نام ارائهدهنده، نوع پردازش و مکان آن.
برای ارزیابی خود به چیزی نیاز دارید؟
به نشانی تماس حریم خصوصی ما بنویسید یا DPA و فهرست زیرپردازشگرهای آن را بخوانید.