Datenschutzrichtlinie

1. Einleitung

VENTRYA LTD, a company incorporated in England and Wales under company number 16505638, with its registered office at 71-75 Shelton Street, Covent Garden, London, WC2H 9JQ, United Kingdom, trading as Mail.Land ("MailLand", "wir", "uns" oder "unser") betreibt die E-Mail-Zustellungsplattform Mail.Land (den "Dienst"). Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie wir Informationen erheben, verwenden, offenlegen und schützen, wenn Sie unseren Dienst nutzen, unsere Website besuchen oder in anderer Weise mit uns interagieren.

MailLand nimmt in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten zwei unterschiedliche Rollen ein, und es ist wichtig, den Unterschied zu verstehen:

• Verantwortlicher: Wenn wir personenbezogene Daten unserer Kontoinhaber, Websitebesucher und potenziellen Kunden erheben und verarbeiten, handelt MailLand als Verantwortlicher. Das bedeutet, dass wir die Zwecke und Mittel der Verarbeitung dieser Daten festlegen und diese Datenschutzerklärung regelt, wie wir damit umgehen.
• Auftragsverarbeiter: Wenn unsere Kunden den Dienst zum Versenden von E-Mails nutzen, verarbeitet MailLand Empfängerdaten (wie E-Mail-Adressen der Empfänger und Nachrichteninhalte) im Auftrag unserer Kunden. In dieser Eigenschaft handelt MailLand als Auftragsverarbeiter. Unsere Kunden sind die Verantwortlichen für die Daten ihrer Endnutzer, und unsere Verarbeitung dieser Daten wird durch unseren Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) geregelt.

Durch den Zugriff auf oder die Nutzung des Dienstes bestätigen Sie, dass Sie diese Datenschutzerklärung gelesen und verstanden haben. Wenn Sie mit unseren Praktiken nicht einverstanden sind, nutzen Sie den Dienst bitte nicht.

2. Informationen, die wir erheben

Wir erheben Informationen in verschiedenen Kategorien, je nachdem, wie Sie mit unserem Dienst interagieren. Art und Umfang der erhobenen Informationen variieren je nach Ihrer Nutzung der Plattform.

3. Wie wir Ihre Informationen verwenden

Wir verwenden die von uns als Verantwortlicher erhobenen Informationen für die folgenden Zwecke:

• Diensterbringung und Betrieb: Zur Bereitstellung, Wartung und zum Betrieb des Dienstes, einschließlich E-Mail-Versand, Zustelloptimierung, Analysen und technischem Support.
• Kontoverwaltung: Zur Erstellung und Verwaltung Ihres Kontos, zur Authentifizierung Ihrer Identität und zur Bereitstellung von Kundensupport.
• Abrechnung und Zahlungen: Zur Abwicklung von Zahlungen, Verwaltung von Abonnements, zum Versand von Rechnungen und zur Bearbeitung abrechnungsbezogener Anfragen.
• Plattformverbesserung und Analysen: Zur Analyse von Nutzungsmustern, Diagnose technischer Probleme und Verbesserung der Funktionalität, Leistung und Zuverlässigkeit des Dienstes.
• Sicherheit und Betrugsprävention: Zur Erkennung, Untersuchung und Verhinderung betrügerischer Aktivitäten, Missbrauch und Sicherheitsbedrohungen, einschließlich der Durchsetzung unserer Richtlinie zur akzeptablen Nutzung.
• Kommunikation: Um Ihnen dienstbezogene Benachrichtigungen zu senden (wie Wartungsupdates, Sicherheitswarnungen und Kontobenachrichtigungen) und, mit Ihrer Einwilligung, Marketingmitteilungen über neue Funktionen und Produktupdates. Sie können sich jederzeit von Marketingmitteilungen abmelden, indem Sie auf den Abmeldelink in einer Marketing-E-Mail klicken oder uns kontaktieren.
• Rechtliche Einhaltung: Zur Einhaltung geltender Gesetze, Vorschriften, rechtlicher Verfahren und durchsetzbarer behördlicher Anfragen.

4. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung (DSGVO)

Wenn Sie sich im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) oder im Vereinigten Königreich (UK) befinden, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf den folgenden Rechtsgrundlagen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO):

• Vertragserfüllung (Article 6(1)(b)): Die Verarbeitung ist für die Erfüllung unseres Vertrags mit Ihnen erforderlich, einschließlich der Bereitstellung des Dienstes, der Verwaltung Ihres Kontos, der Zahlungsabwicklung und des E-Mail-Versands in Ihrem Auftrag.
• Berechtigte Interessen (Article 6(1)(f)): Die Verarbeitung ist zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich, sofern diese nicht von Ihren Rechten überlagert werden. Unsere berechtigten Interessen umfassen die Aufrechterhaltung der Sicherheit und Integrität des Dienstes, die Verhinderung von Betrug und Missbrauch, die Verbesserung unserer Plattform und Benutzererfahrung sowie die Durchführung interner Analysen.
• Einwilligung (Article 6(1)(a)): Soweit wir uns auf Ihre Einwilligung stutzen, beispielsweise für den Versand von Marketing-E-Mails oder das Setzen nicht wesentlicher Cookies. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der vor dem Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.
• Rechtliche Verpflichtung (Article 6(1)(c)): Die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der wir unterliegen, einschließlich steuerlicher Aufbewahrungspflichten, der Beantwortung gültiger rechtlicher Verfahren und der Zusammenarbeit mit Strafverfolgungsbehörden, soweit gesetzlich vorgeschrieben.

5. Datenweitergabe und Dritte

Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte. Wir geben Ihre Informationen nur in den nachfolgend beschriebenen eingeschränkten Fallen weiter:

6. Internationale Datenübermittlungen

MailLand wird von VENTRYA LTD betrieben, einem in England and Wales registrierten Unternehmen, und Ihre Informationen werden hauptsächlich auf Servern in der Europäischen Union (Deutschland, Hetzner) verarbeitet und gespeichert, mit verschlüsselten Backup-Kopien in Polen (EU) auf von Ventrya betriebener Infrastruktur. Einige Unterauftragsverarbeiter (Cloudflare für die Netzwerkauslieferung und Stripe für Zahlungen) können begrenzte Daten außerhalb der EU auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln und des EU-U.S. Data Privacy Framework verarbeiten.

Für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) oder im Vereinigten Königreich (UK) stellen wir sicher, dass jede Übermittlung personenbezogener Daten in Länder ausserhalb des EWR oder UK, die keinen Angemessenheitsbeschluss erhalten haben, durch geeignete Schutzmaßnahmen abgesichert ist, darunter:

• Standardvertragsklauseln (SCCs): Wir verwenden die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission als primären Mechanismus für die Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer, einschließlich der Vereinigten Staaten.
• Angemessenheitsbeschlusse: Sofern anwendbar, stutzen wir uns auf Angemessenheitsbeschlusse der Europäischen Kommission oder der Regierung des Vereinigten Königreichs, die bestimmte Länder als Länder mit einem angemessenen Datenschutzniveau anerkennen.

Ausführliche Informationen über die spezifischen Übermittlungsmechanismen und Schutzmaßnahmen, die wir einsetzen, finden Sie in unserem Auftragsverarbeitungsvertrag.

7. Datenspeicherung

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die Zwecke erforderlich ist, für die sie erhoben wurden, um unseren rechtlichen Verpflichtungen nachzukommen, Streitigkeiten beizulegen und unsere Vereinbarungen durchzusetzen. Die spezifischen Aufbewahrungsfristen sind wie folgt:

Wenn Daten das Ende ihrer Aufbewahrungsfrist erreichen, werden sie sicher gelöscht oder anonymisiert, sodass sie nicht mehr mit Ihnen in Verbindung gebracht werden können. Aggregierte Analysedaten bleiben während ihrer gesamten Aufbewahrungsfrist mit Ihrem Konto verknüpft und werden gelöscht — niemals anonymisiert oder unbefristet aufbewahrt — wenn Ihr Konto gelöscht wird. Die Aufbewahrungsfrist für E-Mail-Verarbeitungsdaten richtet sich nach Ihrem Plan und ist keine Einstellung in Ihrem Konto; sie gilt ausschließlich für E-Mail-Verarbeitungsdaten und nicht für Analyseereignisse oder aggregierte Daten.

8. Ihre Rechte

Abhängig von Ihrem Standort und dem geltenden Recht können Ihnen bestimmte Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten zustehen. Wir sind bestrebt, diese Rechte zu wahren und Ihnen deren Ausübung zu erleichtern.

9. Datenschutz für Kinder

Der Dienst ist für Unternehmen konzipiert und richtet sich nicht an Personen unter 16 Jahren. Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Kindern unter 16 Jahren. Wenn wir erfahren, dass wir versehentlich personenbezogene Daten eines Kindes unter 16 Jahren erhoben haben, werden wir umgehend Maßnahmen ergreifen, um diese Informationen aus unseren Systemen zu löschen.

Wenn Sie ein Elternteil oder Erziehungsberechtigter sind und glauben, dass Ihr Kind uns personenbezogene Daten übermittelt hat, kontaktieren Sie uns bitte unter [email protected], damit wir geeignete Maßnahmen ergreifen können.

10. Sicherheitsmaßnahmen

Wir nehmen die Sicherheit Ihrer Daten ernst und setzen branchenübliche technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre personenbezogenen Daten vor unbefugtem Zugriff, Veränderung, Offenlegung oder Zerstörung zu schützen. Diese Maßnahmen umfassen:

• Verschlüsselung bei der Übertragung: Alle Daten, die zwischen Ihrem Browser oder Ihrer Anwendung und unseren Servern übertragen werden, werden mit TLS 1.2 oder hoher verschlüsselt.
• Backup-Verschlüsselung: Ausserhalb des Standorts befindliche Backup-Repositories, die personenbezogene Daten des Kunden enthalten, werden durch clientseitige Verschlüsselung geschützt. Das Schlusselmaterial für die Verschlüsselung wird von VENTRYA LTD kontrolliert und nicht beim Anbieter des Backup-Speichers gespeichert.
• Zugriffskontrollen: Die Anwendungs- und Verwaltungsoberflachen von Mail.Land verwenden eine rollen- und berechtigungsbasierte Autorisierung. Der Zugriff auf die Infrastruktur ist separat auf autorisierte Betreiber beschränkt.
• Automatisierte Sicherheitsscans: Software-Abhängigkeiten werden durch automatisierte CI-Sicherheitsscans überprüft, einschließlich konfigurierter Fehlerschwellen für Befunde mit hohem und kritischem Schweregrad.
• Reaktion auf Vorfälle: Wir unterhalten einen dokumentierten Vorfallreaktionsplan, um eine rechtzeitige Erkennung, Eindämmung und Benachrichtigung im Falle einer Datenpanne sicherzustellen.
• Mitarbeiterschulung: Alle Mitarbeiter mit Zugang zu personenbezogenen Daten erhalten regelmäßige Schulungen zum Sicherheitsbewusstsein, die bewahrte Datenschutzpraktiken und Bedrohungserkennung abdecken.

Obwohl wir bestrebt sind, Ihre personenbezogenen Daten zu schützen, ist keine Übertragungsmethode über das Internet oder elektronische Speichermethode vollständig sicher. Wir können keine absolute Sicherheit garantieren, sind jedoch verpflichtet, Sicherheitsvorfälle gemäß geltendem Recht unverzüglich zu behandeln.

11. Statusseite (status.mail.land)

Mail.Land betreibt unter status.mail.land eine öffentliche Statusseite, auf der jeder den aktuellen Zustand des Dienstes einsehen und Updates abonnieren kann. VENTRYA LTD ist wie für den Rest dieser Datenschutzerklärung der Verantwortliche für die Daten der Abonnenten.

12. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren, um Änderungen unserer Praktiken, des Dienstes oder geltender Gesetze widerzuspiegeln. Wenn wir Änderungen vornehmen, aktualisieren wir das Datum "Zuletzt aktualisiert" oben auf dieser Seite.

Bei wesentlichen Änderungen, die erhebliche Auswirkungen darauf haben, wie wir Ihre personenbezogenen Daten erheben, verwenden oder weitergeben, werden wir Sie mindestens 30 Tage im Voraus auf eine oder mehrere der folgenden Weisen benachrichtigen: per E-Mail an die mit Ihrem Konto verknüpfte Adresse, durch eine auffallende Benachrichtigung im Dienst-Dashboard oder durch ein Banner auf unserer Website.

Ihre fortgesetzte Nutzung des Dienstes nach dem Inkrafttreten einer aktualisierten Datenschutzerklärung stellt Ihre Annahme der überarbeiteten Bedingungen dar. Wenn Sie mit den Änderungen nicht einverstanden sind, sollten Sie die Nutzung des Dienstes einstellen, bevor die Änderungen wirksam werden.

13. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz und Anfragen betroffener Personen wenden Sie sich an unseren Datenschutzkontakt unter [email protected].

• VENTRYA LTD, handelnd unter Mail.Land
• E-Mail: [email protected]
• Eingetragener Sitz: 71-75 Shelton Street, Covent Garden, London, WC2H 9JQ, United Kingdom

Wenn Sie sich im Europäischen Wirtschaftsraum befinden und der Ansicht sind, dass unsere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei Ihrer zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen. Die Kontaktdaten Ihrer nationalen Datenschutzbehörde finden Sie auf der Website des Europäischen Datenschutzausschusses. Wir bitten Sie, sich zunächst an uns zu wenden, damit wir Ihre Anliegen direkt klaren können.