Veri İşleme Anlaşması

1. Tanımlar

Bu Veri İşleme Sözleşmesinin ("VIS") amaçları doğrultusunda, aşağıdaki terimler belirtilen anlamlara sahip olacaktır. Burada tanımlanmayan büyük harfle başlayan terimler, Hizmet Şartlarında kendilerine atfedilen anlamlara sahip olacaktır.

• "Yürürlükteki Veri Koruma Mevzuatı" bu VIS'in ifası için geçerli olan Kişisel Verilerin işlenmesiyle ilgili tüm yasa ve düzenlemeler anlamına gelir; Genel Veri Koruma Tüzüğü (AB) 2016/679 ("GDPR"), Birleşik Krallık Genel Veri Koruma Tüzüğü ("UK GDPR"), Kaliforniya Tüketici Gizliliği Yasası ("CCPA") ve yürürlükteki diğer ulusal, eyalet veya bölgesel veri koruma mevzuatı dahil ancak bunlarla sınırlı değildir; her birinin zaman zaman değiştirildiği, değiştirildiği veya yerine geçirildiği haliyle.
• "Veri Sorumlusu" tek başına veya başkalarıyla birlikte Kişisel Verilerin işlenmesinin amaçlarını ve araçlarını belirleyen gerçek veya tüzel kişi, kamu kurumu, ajansı veya diğer kuruluş anlamına gelir. Bu VIS'in amaçları doğrultusunda Veri Sorumlusu, Müşteridir.
• "Veri İşleyen" Veri Sorumlusu adına Kişisel Verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi, kamu kurumu, ajansı veya diğer kuruluş anlamına gelir. Bu VIS'in amaçları doğrultusunda Veri İşleyen, VENTRYA LTD, a company incorporated in England and Wales under company number 16505638, with its registered office at 71-75 Shelton Street, Covent Garden, London, WC2H 9JQ, United Kingdom, trading as Mail.Land ("MailLand") dir.
• "İlgili Kişi" Kişisel Verileri bu VIS kapsamında işlenen, tanımlanmış veya tanımlanabilir gerçek kişi anlamına gelir. Tanımlanabilir gerçek kişi; isim, kimlik numarası, konum verisi, çevrimiçi tanımlayıcı veya söz konusu gerçek kişinin fiziksel, fizyolojik, genetik, zihinsel, ekonomik, kültürel veya sosyal kimliğine özgü bir veya daha fazla faktöre atıfta bulunularak doğrudan veya dolaylı olarak tanımlanabilen kişidir.
• "Kişisel Veriler" Hizmetlerin sağlanması ile bağlantılı olarak MailLand tarafından Müşteri adına işlenen, İlgili Kişiyle ilgili herhangi bir bilgi anlamına gelir.
• "İşleme" otomatik yollarla olsun ya da olmasın, Kişisel Veriler üzerinde gerçekleştirilen herhangi bir işlem veya işlem dizisi anlamına gelir; toplama, kaydetme, düzenleme, yapılandırma, depolama, uyarlama veya değiştirme, geri alma, danışma, kullanma, iletim yoluyla ifşa etme, yayma veya başka şekilde erişilebilir kılma, hizalama veya birleştirme, kısıtlama, silme veya imha dahil ancak bunlarla sınırlı değildir.
• "Alt İşleyen" Hizmetlerle bağlantılı olarak Müşteri adına Kişisel Verileri işlemek üzere MailLand (veya herhangi bir sonraki Alt İşleyen) tarafından görevlendirilen herhangi bir üçüncü taraf anlamına gelir.
• "Veri İhlali" Hizmetlerin sağlanması ile bağlantılı olarak MailLand veya Alt İşleyenleri tarafından iletilen, saklanan veya başka şekilde işlenen Kişisel Verilerin kazara veya hukuka aykırı imhası, kaybı, değiştirilmesi, yetkisiz ifşa edilmesi veya bunlara erişimi ile sonuçlanan bir güvenlik ihlali anlamına gelir.
• "Standart Sözleşme Maddeleri" ("SSM") Avrupa Komisyonu tarafından (AB) 2021/914 sayılı Karara uygun olarak kabul edilen, zaman zaman değiştirilebilen, değiştirilebilen veya yerine geçirebilen, kişisel verilerin üçüncü ülkelere aktarımı için standart sözleşme maddeleri anlamına gelir.

2. Kapsam ve Roller

Bu VIS, Hizmet Şartlarında açıklandığı şekilde e-posta teslimi ve ilgili hizmetlerin ("Hizmetler") sağlanması ile bağlantılı olarak MailLand tarafından Müşteri adına Kişisel Verilerin İşlenmesine uygulanır. Bu VIS, Hizmet Şartlarını tamamlar ve bunların ayrılmaz bir parçasını oluşturur.

Müşteri Veri Sorumlusu, MailLand ise bu VIS kapsamında işlenen Kişisel Verilerle ilgili olarak Veri İşleyen olarak hareket eder. Her iki taraf da Yürürlükteki Veri Koruma Mevzuatı kapsamındaki kendi yükümlülüklerine uyum sağlayacaktır.

Bu VIS ile Hizmet Şartları arasında herhangi bir çatışma veya tutarsızlık olması durumunda, Kişisel Verilerin İşlenmesiyle ilgili konularda bu VIS'in hükümleri geçerli olacaktır.

3. Müşteri Yükümlülükleri

Veri Sorumlusu olarak Müşteri, aşağıdakileri beyan, garanti ve taahhüt eder:

1. Müşteri, Kişisel Verileri Hizmetlere göndermeden önce gerekli tüm rızaları almak veya başka bir uygun yasal dayanak oluşturmak dahil olmak üzere, Yürürlükteki Veri Koruma Mevzuatına uygun olarak Kişisel Verilerin İşlenmesi için geçerli bir yasal dayanak oluşturmuştur ve bunu sürdürecektir.
2. MailLand'e sağlanan tüm Kişisel Veriler doğru, eksiksiz ve günceldir ve Müşteri bu verilerin sürekli doğruluğunu sağlamak için makul adımları atacaktır.
3. Müşteri, e-posta teslim amacıyla Veri İşleyen olarak MailLand'in kullanımı hakkındaki bilgiler dahil olmak üzere, Yürürlükteki Veri Koruma Mevzuatına uygun olarak İlgili Kişilere gerekli tüm gizlilik bildirimlerini ve açıklamalarını sağlamıştır.
4. Müşteri, bu VIS ve Hizmet Şartları kapsamında öngörüldüğü şekilde MailLand'a Kişisel Verileri işlemesi yönünde talimat verme konusunda tam yetkiye sahiptir.
5. Müşteri, Hizmetlerin kullanımında ve MailLand'a verdiği herhangi bir İşleme talimatında tüm Yürürlükteki Veri Koruma Mevzuatına uyum sağlayacaktır.
6. Müşteri, tarafların bu tür verilerin İşlenmesini açıkça düzenleyen ayrı bir yazılı anlaşma akdetmemiş olması halinde, GDPR'nin 9. Maddesi kapsamında tanımlanan hassas veriler veya özel kategori Kişisel Verileri MailLand'a sağlamayacak, göndermeyecek veya başka şekilde erişilebilir kılmayacaktır.

4. MailLand Yükümlülükleri

Veri İşleyen olarak MailLand, bu VIS kapsamında Kişisel Verilerin İşlenmesiyle ilgili aşağıdaki yükümlülüklere uyum sağlayacaktır:

1. Talimatlara Göre İşleme. MailLand, Kişisel Verileri yalnızca Hizmet Şartları ve bu VIS'de açıklananlar dahil olmak üzere Müşterinin belgelendirilmiş talimatları üzerine işleyecektir; ancak MailLand'in tabi olduğu Avrupa Birliği veya Üye Devlet hukuku gereği İşleme zorunlu ise, MailLand bu durumda söz konusu hukuk önemli kamu yararı gerekçeleriyle bu tür bir bildirimi yasaklamadıkça, İşleme öncesinde Müşteriyi söz konusu yasal gereklilik hakkında bilgilendirecektir.
2. Gizlilik. MailLand, Kişisel Verileri işlemeye yetkili tüm personelin gizlilik yükümlülüklerine tabi olmasını veya uygun bir yasal gizlilik yükümlülüğü altında olmasını sağlayacaktır. Kişisel Verilere erişim, Hizmetleri yerine getirmek için bu tür erişime ihtiyaç duyan personellerle sınırlandırılacaktır.
3. Güvenlik Önlemleri. MailLand, Kişisel Verileri yetkisiz veya hukuka aykırı İşlemeye ve kazara kayba, imhaya veya hasara karşı korumak için GDPR'nin 32. Maddesi uyarınca ve bu VIS'in Bölüm 5'inde daha ayrıntılı açıklandığı şekilde uygun teknik ve organizasyonel güvenlik önlemlerini uygulayacak ve sürdürecektir.
4. Alt İşleyen Görevlendirmesi. MailLand, bu VIS'in Bölüm 8'inin hükümlerine tabi olarak, Müşterinin önceden genel veya özel yazılı yetkisi olmaksızın Kişisel Verileri işlemek üzere herhangi bir Alt İşleyeni görevlendirmeyecektir.
5. İlgili Kişi Hakları. İşlemenin niteliği dikkate alınarak MailLand, mümkün olduğu ölçüde, İlgili Kişilerin Yürürlükteki Veri Koruma Mevzuatı kapsamındaki haklarını (erişim, düzeltme, silme, kısıtlama, taşınabilirlik ve itiraz hakları dahil) kullanan taleplere yanıt verme yükümlülüğünü yerine getirmesi için Müşteriye uygun teknik ve organizasyonel önlemleri uygulayarak yardımcı olacaktır.
6. Veri Koruma Etki Değerlendirmeleri. MailLand, GDPR'nin 35. ve 36. Maddeleri kapsamında gereken durumlarda, İşlemenin niteliği ve MailLand'in elindeki bilgiler dikkate alınarak, veri koruma etki değerlendirmeleri ve denetim makamlarıyla önceden istişareler konusunda Müşteriye makul yardım sağlayacaktır.
7. Verilerin Silinmesi veya İadesi. Hizmetlerin sona ermesi veya süresi dolması üzerine MailLand, Müşterinin yazılı talimat ve tercihine göre, otuz (30) gün içinde tüm Kişisel Verileri Müşteriye silecek veya iade edecek ve yürürlükteki mevzuat gereği saklanması zorunlu olmadıkça mevcut kopyaları silecektir. Yasalar gereği saklanması durumunda, MailLand saklanan verilerin İşlenmesini yalnızca yasanın gerektirdiği amaçla sınırlandıracaktır.
8. Denetim ve Uyumluluk. MailLand, bu VIS'de ve GDPR'nin 28. Maddesi kapsamında belirtilen yükümlülüklere uyumu göstermek için makul ölçüde gerekli tüm bilgileri Müşterinin kullanımına sunacak ve Müşteri veya Müşteri tarafından yetkilendirilmiş bir denetçi tarafından yürütülen denetimlere, yerinde incelemeler dahil, izin verecek ve katkı sağlayacaktır. Bu tür denetimler en az otuz (30) gün önceden makul bir bildirime tabi olacak, normal iş saatleri içinde gerçekleştirilecek ve MailLand'in iş operasyonlarını makul olmayan şekilde aksatmayacaktır.
9. İhlal Bildirimi. MailLand, Müşteri tarafından verilen bir talimatının Yürürlükteki Veri Koruma Mevzuatını ihlal ettiğine dair bir kanaate varırsa, Müşteriyi derhal bilgilendirecektir. MailLand, Müşteri söz konusu talimatı onaylayacana veya değiştirene kadar ilgili talimatın ifasını askıya alabilir.

5. Güvenlik Önlemleri

MailLand, GDPR'nin 32. Maddesi uyarınca Kişisel Verileri korumak için aşağıdaki teknik ve organizasyonel güvenlik önlemlerini uygular ve sürdürür. Bu önlemler, teknolojinin mevcut durumu, uygulama maliyetleri ve İşlemenin niteliği, kapsamı, bağlamı ve amaçları dikkate alınarak riske uygun bir güvenlik düzeyini sağlamak üzere tasarlanmıştır.

6. Veri İhlali Bildirimi

Bir Veri İhlali durumunda MailLand, aşağıdaki bildirim ve iş birliği yükümlülüklerine uyum sağlayacaktır:

1. Zamanında Bildirim. MailLand, Veri İhlalinden haberdar olduktan sonra gereksiz gecikme olmaksızın ve her halükarda yetmiş iki (72) saat içinde Müşteriyi bilgilendirecektir. Bu bildirim, Müşterinin belirlediği güvenlik irtibat kişisine veya belirlenmemiş ise Müşterinin birincil hesap irtibat kişisine yönlendirilecektir.
2. Bildirim İçeriği. Bildirim, bildirim sırasında makul ölçüde mevcut olan aşağıdaki bilgileri içerecektir:
   • Etkilenen Kişisel Veri kategorileri ve yaklaşık İlgili Kişi sayısı dahil olmak üzere Veri İhlalinin niteliği hakkında bir açıklama;
   • Daha fazla bilgi edinilebilecek MailLand irtibat noktasının adı ve iletişim bilgileri;
   • Veri İhlalinin muhtemel sonuçlarının bir açıklaması;
   • Veri İhlalini ele almak için MailLand tarafından alınan veya alınması önerilen önlemlerin, potansiyel olumsuz etkilerini azaltma tedbirleri dahil, bir açıklaması.
3. Aşamalı İfşa. Gerekli tüm bilgilerin yetmiş iki (72) saatlik süre içinde sağlanmasının mümkün olmadığı durumlarda, MailLand bu bilgileri, erişilebilir hale geldikçe, gereksiz gecikme olmaksızın aşamalı olarak sağlayacaktır.
4. İş Birliği. MailLand, Veri İhlalinin araştırılması, azaltılması ve giderilmesinde Müşteriyle iş birliği yapacak ve ticari açıdan makul tüm adımları atacaktır.
5. Belgelendirme. MailLand, Veri İhlaline ilişkin gerçekler, etkileri ve alınan düzeltici eylemler dahil olmak üzere tüm Veri İhlallerini belgelendirecek ve bu belgeleri Müşterinin ve talep üzerine denetim makamlarının kullanımına sunacaktır.

7. Uluslararası Veri Aktarımları

Bu VIS kapsamında işlenen Kişisel Veriler, Avrupa Ekonomik Alanı ("AEA") ve Birleşik Krallık ("BK") dışındaki ülkelere aktarılabilir ve buralarda işlenebilir. MailLand, bu tür herhangi bir aktarımın Yürürlükteki Veri Koruma Mevzuatına uygun olarak gerçekleştirilmesini ve aşağıdaki şekilde uygun güvencelere tabi olmasını sağlayacaktır:

8. Alt İşleyenler

Müşteri, aşağıdaki koşullara tabi olarak MailLand'in Hizmetlerin sağlanması ile bağlantılı olarak Kişisel Verileri işlemek üzere Alt İşleyenler görevlendirmesi için genel yazılı yetki vermektedir:

1. Alt İşleyenler Listesi. MailLand, aşağıda Ek A'da belirtilen güncel bir Alt İşleyenler listesi tutacaktır.
2. Önceden Bildirim. MailLand, bir Alt İşleyenin eklenmesi veya değiştirilmesi niyetinden en az otuz (30) gün önce Müşteriyi bilgilendirecektir. Bu bildirim, önerilen Alt İşleyenin kimliğini, gerçekleştirilecek İşlemenin niteliğini ve İşleme konumunu içerecektir.
3. İtiraz Hakkı. Müşteri, bildirimi aldıktan sonraki otuz (30) gün içinde yazılı bildirimde bulunarak yeni bir Alt İşleyenin atanmasına itiraz edebilir. İtirazın veri korumayla ilgili makul gerekçelere dayanması gerekmektedir. MailLand, Müşterinin itirazını gidermek için ticari açıdan makul çabaları gösterecektir. Tarafların makul bir süre içinde itirazı çözememeleri halinde, Müşteri MailLand'a yazılı bildirimde bulunarak etkilenen Hizmetleri cezai yaptırımsız olarak sonlandırabilir.
4. Sözleşmesel Yükümlülükler. MailLand, her Alt İşleyene en azından bu VIS'de belirtilenle aynı düzeyde Kişisel Verileri koruma sağlayan yazılı bir sözleşme aracılığıyla veri koruma yükümlülükleri getirecektir.
5. Sorumluluk. MailLand, Kişisel Verilerin İşlenmesiyle ilgili olarak her Alt İşleyenin yükümlülüklerinin yerine getirilmesinden tamamen Müşteriye karşı sorumlu olmaya devam edecektir.

9. Süre ve Sonlandırma

Bu VIS, Müşterinin Hizmet Şartlarını kabul ettiği tarihte yürürlüğe girecek ve Müşteri ile MailLand arasındaki hizmet sözleşmesi süresi boyunca yürürlükte kalacaktır.

10. Uygulanacak Hukuk

Bu VIS, Hizmet Şartlarını düzenleyen yasalara, özellikle İngiltere ve Galler hukukuna tabi olacak ve bu hukuka göre yorumlanacaktır; Hizmet Şartlarının 15. Bölümü uyarınca, bu VIS'ten veya onunla bağlantılı olarak doğan her türlü uyuşmazlıkta İngiltere ve Galler mahkemeleri münhasır yetkilidir.

Yukarıdakilere rağmen, bu VIS kapsamında ortaya çıkan konuların GDPR'ye tabi olması ölçüsünde, Müşterinin yerleşik olduğu AB üye devletinin yasaları söz konusu konulara uygulanacaktır. Bu VIS kapsamında ortaya çıkan konuların BK GDPR'ye tabi olması ölçüsünde, İngiltere ve Galler yasaları söz konusu konulara uygulanacaktır.

Bu VIS'den kaynaklanan veya bunlarla bağlantılı herhangi bir uyuşmazlık, Hizmet Şartlarında belirtilen uyuşmazlık çözümü hükümlerine uygun olarak çözülecektir.